5 étapes pour augmenter sa productivité au travail grâce à un espace organisé.

5 étapes pour augmenter sa productivité au travail grâce à un espace organisé.

5 étapes pour augmenter sa productivité au travail grâce à un espace organisé.

Une des étapes clés pour augmenter sa productivité est d’avoir un espace de travail ordonné. Selon certaines études, un espace désorganisé est synonyme d’une grande créativité. Cependant, un bureau rangé te permet de trouver tout ce dont tu as besoin en quelques secondes. D’autant plus que le désordre est synonyme de perte de concentration et donc de perte de temps.

La méthode des 5S, LE moyen simple pour augmenter sa productivité

Cette méthode te permet d’optimiser tes conditions de travail grâce à l’organisation et à la propreté de ton espace de travail.

Les 5S conviennent pour tous, que tu travailles seul ou en équipe. Son principe fondamental est d’assurer le bien-être des travailleurs et d’augmenter leur productivité en améliorant leur environnement de travail.

Quelques mots d’histoire avec l’origine des 5S

Cette méthode fut créée il y a plus de 50 ans au Japon par l’entreprise automobile Toyota. Elle a été inspirée par un programme que les États-Unis avaient mis en place lors de la Seconde Guerre mondiale. Chaque « S » correspond à une action ou une règle à appliquer pour améliorer notre travail :

Expression japonaise Signification Sens
Seiri
Débarrasser / Trier
Se débarrasser de tout ce qui est inutile
Seiton
Ranger / Classer / Ordonner
Optimiser le rangement
Seiso
Nettoyer
Travailler dans un environnement propre
Seiketsu
Maintenir
Conserver l’ordre et la propreté
Shitsuke
Formaliser / Impliquer
Transmettre les bonnes pratiques et y associer les personnes concernées

Comment les 5S peuvent concrètement augmenter ta productivité au travail ?

1. Seiri – Faire le tri

La première étape consiste à se débarrasser de tout ce qui est inutile au bon déroulement de ton travail.

  • Jeter ou recycler tout ce qui n’a pas servi depuis 1 an.
  • Mettre à l’écart les affaires utilisées rarement.
  • Ranger dans son bureau les éléments qui servent 1x par semaine.
  • Garder à portée de mains les outils les plus souvent utilisés. (Sur ton bureau ou dans le premier tiroir de celui-ci.)

D’un premier abord, cela peut sembler simple. Cependant, une fois en action, la phrase « Oui, mais au cas où… » peut très vite nous jouer des tours. Prends ton courage à deux mains et dis-toi que c’est pour ton bien.

2. Seiton – Optimiser son rangement

Une fois ton espace de travail désencombré, il faudra l’organiser.

Il ne suffit pas de faire le ménage dans ses affaires et de les ranger par fréquences d’utilisations. Chaque chose sur ton bureau ou dans tes tiroirs doit avoir sa place désignée.

Par ailleurs, est-ce que tu as des photos de famille, d’amis ou de tes animaux sur ton bureau ? Si oui, je te conseille de les retirer ou du moins de ne pas les avoir directement sous les yeux. Pourquoi ? Parce que je suis quasiment sûr que tu t’es déjà perdu dans un souvenir lointain en les regardant. Et ça n’aidera pas à augmenter ta productivité.

N’oublions pas également vos fichiers d’ordinateurs !  Organise tes sites favoris, tes dossiers importants ou garde à porter de mains les documents utilisés quotidiennement.

Tu connais la méthode Marie Kondo ? Voici un de ses best-sellers pour optimiser ton rangement. 

3. Seiso – Nettoyer son environnement

N’est-ce pas plaisant et satisfaisant de travailler dans un espace de travail propre ?

Fais un gros ménage de printemps et nettoie entièrement ton bureau ! Cela te permettra de repartir du bon pied. Une fois ton gros nettoyage terminé, il te suffira de prendre 5 minutes par jour pour faire un peu de rangement et de ménage.

Prends aussi le temps de faire le tri dans ton dossier téléchargement sur ton ordinateur. Il peut très vite se retrouver avec un nombre incommensurable de fichiers (tu verras que tu supprimeras au moins les ¾ des fichiers qui s’y trouve).

Conseil : C’est le bon moment pour prendre le temps de réparer ce qui ne fonctionne plus : remplacer une ampoule, réparer un pied de table bancale, huiler un tiroir qui s’ouvre mal, etc.

Retrouve ici quelques inspirations pour te créer un espace de travail où tu te sentiras bien. 

4. Seiketsu – Standardiser son travail

Essaye de te créer des étapes par lesquels tu dois passer pour chaque tâche récurrente.

Par exemple, si tu dois écrire un article de blog. Quelles en seront les grandes étapes ?

  1. Trouver un sujet
  2. Écrire l’article
  3. Vérifier son orthographe
  4. Trouver ses mots clés pour son référencement
  5. Compter son nombre de mots
  6. ….

Si tu travailles en équipe, essayez de standardiser et de créer les mêmes règles entre vous. Il y a de nombreux avantages à disposer du même fonctionnement de travail.

Par exemple, si tu es malade, ton collègue pourra très rapidement se retrouver dans ton travail pour le terminer au besoin. (Et on ne va pas se mentir, ça ferait vraiment plaisir.)

5. Shitsuke – Maintenir l’ordre

Comme tu l’as sans doute compris, tous les efforts précédents te permettent d’augmenter ta productivité. Il serait dommage d’y renoncer, non ?

Il sera de ta responsabilité de maintenant l’ordre ! Prends 5 minutes après ton travail pour jeter, trier et astiquer ton bureau.

Conseil : Si tu penses ne pas pouvoir tenir ses règles quotidiennement, mets en place une routine hebdomadaire ou mensuelle pour ne pas revenir sur tes mauvaises habitudes.

Mais cette méthode, elle est vraiment efficace ?

D’un point de vue personnel, je te répondrais OUI. Je suis ces règles en les adaptant un peu à ma façon et ça m’a permis de me sentir mieux dans mon environnement de travail. Me menant à :

  • Une augmentation de ma productivité et ma concentration.
  • Une augmentation de mon envie de travailler.
  •  Un bonheur pour mon esprit, car un espace organisé me permet d’être mentalement plus organisée.

Mais après tout, le meilleur moyen de savoir si cette méthode fonctionnera pour toi, c’est de l’essayer ! Le pire à envisager, c’est d’en ressortir avec un bureau propre et organisé.

Si tu as besoin de plus de temps ou de te décharger d’une tâche, clique ici pour découvrir l’ensemble de nos services.

Virginie ✨

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